ابتدایی ترین سیستم کنفرانس شامل یک میکروفون، تقویت کننده، بلندگوها و دستگاه های نمایشگر رومیزی (مانند پایانه های هوشمند رومیزی و نمایشگرهای LCD) است. ترکیبی از این دستگاهها یک سیستم کنفرانسی را تشکیل میدهد که برای انتقال صدا، نمایش اطلاعات و تقویت صدا، به کاربران امکان دیدن، شنیدن و صحبت کردن را میدهد.
با پیشرفت های تکنولوژیکی و افزایش تقاضاهای عملکردی، به ویژه استفاده گسترده از رایانه ها و شبکه ها، دامنه سیستم های کنفرانس گسترش یافته است. اکنون شامل رایگیری/انتخابات/مشاوره، ویدئو کنفرانس، کنفرانس ویدئویی از راه دور، کنفرانس تلفنی، تفسیر همزمان و نمایشهای دسکتاپ میشود. اینها عناصر اساسی یک سیستم کنفرانس مدرن هستند و مجموعه ای از دستگاه های مرتبط مانند کنترل مرکزی، کنترل دما، کنترل روشنایی، کنترل صدا و کنترل قدرت ظاهر شده اند. با توسعه فناوری مدرن، سیستم کنفرانس اکنون به عنوان مجموعه کاملی از سخت افزار و نرم افزار مرتبط با جلسات تعریف می شود.
